Правила расчета и оплаты командировочных

В организациях всех форм собственности периодически возникает необходимость направления сотрудников по поручению руководства в другие населенные пункты. Причины могут быть разными: переговоры с контрагентами, закупка сырья или оборудования, проверка деятельности обособленного подразделения, участие в семинарах и многое другое. Такие поездки называются служебными командировками. В РФ существует пакет нормативных актов, регламентирующих эту сферу отношений сотрудников с работодателями. Они определяют, как оплачивается командировка, как долго она может продолжаться, кого нельзя посылать в служебную поездку и прочие аспекты.

Трудовой кодекс

Оплата командировочных

В главном документе, регулирующем права и обязанности работников и их нанимателей, служебным поездкам посвящена глава 24. Определение, представленное в ст.166 ТК РФ, позволяет обозначить следующие характерные признаки командировки, как наличие:

  •  трудового договора с направляемым физическим лицом;
  •  письменного распоряжения руководства;
  •  конкретного поручения и определенного временного интервала на его выполнение.

Затраты на поездку вне административного пункта (города, села) возмещает организация. Оплата командировок по ст. 167 ТК РФ установлена с гарантированным сохранением среднего дохода за 12 месяцев до даты отъезда.

Изменения в 2018 году

Направление работника в другой населенный пункт сопровождается оформлением определенного пакета документов. В настоящее время часть из них утратила свою актуальность. Отменены обязательные формы:

  1. Командировочные удостоверения и журнал их регистрации.
  2. Служебное задание.
  3. Отчет о проделанной поездке.

Командировочные работнику выплачиваются перед тем, как он отправляется в путь, на основании одного документа – приказа руководителя. В нем указываются поставленные задачи, сроки исполнения и другие необходимые сведения.

Направление сотрудника в служебную командировку

Причины, по которым работники выезжают в другую местность, настолько разнообразны, что при оплате следует учитывать множество нюансов. Сотрудник может выполнять не обозначенные в договоре функции, работать сверхурочно, в праздничный или официальный выходной день. Это следует учитывать при оплате, некоторые правила можно указать в коллективном договоре или других нормативных документах. Обязательное требование: они могут только улучшать положение сотрудника, не должны ущемлять его права и противоречить существующему законодательству.

Оплата работы сдельщиков

Производить во время командировки текущие начисления нельзя. Это обусловлено ст. 167 ТК РФ и подтверждено письмом Роструда от 05.02.2007 года № 275-6-0. В ситуации, когда для выполняемой в командировке работы предусмотрена сдельная оплата труда, сохранение среднего без учета выполненных объемов не стимулирует соблюдение сроков. Например, направленные в филиал монтировать новое оборудование специалисты не заинтересованы в том, чтобы трудиться интенсивнее. При таких обстоятельствах можно начислить командировочные в соответствии с ТК РФ, затем рассчитать сумму по расценкам и доплатить разницу. Правомерность такой операции должна обосновываться коллективным договором.

При посменной работе

Во время поездки человек обязан соблюдать утвержденный для него график. Если сотрудник, для которого предусмотрен сменный режим, вынужден выполнять задание вразрез с установленным планом выходов, оплата труда во время командировки за совпадающие с графиком периоды производится по ТК РФ. За остальные дни делается двойное начисление.

Совместитель

Закон разрешает человеку заключение контрактов с несколькими организациями. Отправку такого сотрудника в командировку требуется согласовывать с руководством по основному месту работы. Допустимо на это время оформить отпуск: очередной или без содержания. Требуется согласие нанимателя по основному месту, который может быть недоволен временным отсутствием специалиста. Для отказа от служебной поездки оснований нет, если в трудовом соглашении не предусмотрены специальные условия на этот счет. В таких обстоятельствах нужно искать компромисс. Бывает одновременная командировка от двух организаций, тогда она оплачивается по каждому месту работы.

Расчет выплат

О том, как рассчитываются командировочные, подробно сообщается в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 года № 749. За время, считающееся рабочим по внутреннему регламенту направляющей стороны, проведенное вне постоянного места жительства, начисляется средняя зарплата. Чтобы рассчитать отпускные или командировочные, нужно воспользоваться Постановлением Правительства РФ №922 от 24.12.2007 года в окончательной редакции. В нем предусмотрен порядок определения суммы среднего заработка, когда этого требует действующее законодательство. Здесь же приведены виды учитываемых доходов, можно посмотреть разъяснения, входят ли командировочные в расчет отпускных и другие.

По среднему заработку

Основные гарантии для направленных в служебные поездки по решению руководства работников – сохранение занимаемой должности и уровня трудового вознаграждения. Расчет командировок по среднему заработку выполняется за предшествующий дате выезда период в двенадцать месяцев. В ПП РФ 922 приводится перечень всех включаемых составляющих:

  1. Оплата по должностным окладам, повременная и сдельная.
  2. Надбавки за сложность, выслугу лет, совмещение, классность, врачебную категорию, бригадирские и прочие.
  3. Районные коэффициенты.
  4. Стимулирующие начисления за различные показатели.

Социальные пособия исключаются из расчета. Оплата насчитывается по среднему заработку за день, умноженному на продолжительность командировки.

По окладу

Если за год до поездки зарплаты у сотрудника не было, расчетный период расширяется на равный ему предшествующий отрезок времени. Для тех, у кого до командировки вообще отсутствовали доходы, начисленные работодателем, допустимо произвести расчет по месячной ставке, назначенной при приеме. Некоторым сотрудникам необходима доплата до оклада, превышающего начисления по среднему при командировках. Это санкционируется записью в колдоговоре.

Неполный год

Для находившихся в штате организации в предшествующий отъезду период менее 12 месяцев расчет производится за фактически отработанное время. Суммируются все предусмотренные ПП 922 виды выплат и делятся на общее число выходов согласно табелям учета рабочего времени.

Исключенные дни

В расчет командировочных не включаются:

  • очередные, дополнительные и учебные периоды;
  • дни болезни или декрета;
  • время простоя, причины которого не зависят от сотрудника;
  • отпуск по уходу за ребенком-инвалидом;
  • отсутствие на рабочем месте, допустимое законом (вызов в суд, исполнение общественных обязанностей, сдача крови и прочие).

Любые начисления, произведенные в эти интервалы времени, в выплатах по среднему не учитываются.

Другие условия

Если работодатель повышал оклады и тарифные ставки в целом по организации, это должно отразиться на размере командировочных:

  1. Если увеличение осуществлялось внутри расчетного периода, суммы доходов за предшествующие ему месяцы корректируются на коэффициент, равный соотношению новых и прежних окладов.
  2. Если зарплата увеличилась по окончании расчетного периода, но до начала командировки, коэффициент применяется ко всей начисленной сумме.

При любых обстоятельствах в служебной поездке работник не должен получить ниже установленного законом минимума в пересчете на полный месяц.

Порядок оплаты

Начисление командировочных производится на основании двух документов:

  1. Приказа руководителя.
  2. Табеля выходов с отметкой предусмотренным шифром (буквой «К») в датах нахождения в поездке с указанием количества рабочих дней.

Между работодателем и персоналом заключается колдоговор, содержащий в качестве приложения Порядок оплаты командировочных расходов. Он предусматривает различные компенсации и возмещения сверх установленного ТК РФ. За дни отъезда и возвращения начисляется средний заработок, даже если человек провел какое-то время на своем месте.

Оплата суточных

Отправляясь в поездку, сотрудник получает определенную твердую сумму на возмещение ежедневных дополнительных затрат. Что входит в суточные командировочные расходы, законодательством не конкретизируется. ПП 749 определяет их как траты, обусловленные нахождением вне места постоянного проживания. Объем ежесуточных выплат вправе определять руководство организации. Могут быть разрешены к выдаче разные суммы для отдельных категорий, например, для руководящего состава и рядовых сотрудников.

Есть одно ограничение, установленное НК РФ. В расходы организации, уменьшающие облагаемую базу налога на прибыль, разрешено включать определенные суммы суточных:

  • 700 руб. в командировках внутри РФ;
  • 2500 руб. заграничных поездках.

Все, выплаченное свыше этого, облагается налогом. Сроки выплаты суточных при командировках регламентируются колдоговором. В любом случае выдача возможна только после подписания руководителем соответствующего приказа.

Заграничная командировка

Командировка за границу

Служебные поездки за пределы РФ осуществляются по тем же правилам, что и внутри страны. К возмещаемым расходам на суточные, проживание и проезд добавляются:

  • плата за оформление загранпаспорта (если у сотрудника его нет);
  • медицинское страхование;
  • консульские сборы при получении визы;
  • оплата за транзит автомобиля.

Аванс на расходы выдается в валюте того государства, куда направляется сотрудник. Если у организации нет специального счета, нужно снять наличные, купить доллары или евро и выплатить выезжающему за рубеж. На дату получения аванса, проведения отчета и внесения остатка все суммы в бухучете переводятся в рубли, в результате возникают курсовые разницы.

Ночные и сверхурочные часы

Министерство труда и социальной защиты в письме от 14.11.2013 года № 14-2-195 определило, что во время командировки работник имеет право на оплату сверхурочных (ст.152 ТК РФ) и ночных часов (ст. 154 ТК РФ). Начисление производится в размерах, установленных коллективным договором сверх рассчитанных сумм среднего заработка, предусмотренных законом.

Оплата выходных дней

В отношении официального отдыха у человека, направленного в служебную поездку, могут возникнуть разные ситуации:

  1. Выходные внутри многодневной командировки, к труду человек не привлекается. В этом случае оплачиваются по среднему тарифу только рабочие дни.
  2. Заданием обусловлено, что выполняться оно будет именно в субботу или воскресенье (или иной, предусмотренный графиком, свободный день). О привлечении к работе издается приказ руководителя. Выходной оплачивается либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением последующего отгула. Вариант компенсации выбирает сам работник.
  3. Дата отъезда или возвращения выпадает на субботу или воскресенье. В законодательстве эти сутки считаются проведенными в командировке, но алгоритм компенсации работникам не прописан. Следует обозначить его в коллективном договоре.

В любом случае суточные выдаются за все дни командировки, включая выходные.

Оплачивается ли проезд

Сотруднику во время служебного поручения возмещаются затраты на приобретение билетов, обязательное страхование, оформление документов и услуги бронирования. Для бюджетных учреждений и гражданских служащих есть утвержденные требования, на основании которых производится оплата проезда в командировке. Например, не компенсируется перелет бизнес-классом или билет в СВ поезда. Коммерческие организации могут установить свои ограничения для разных категорий сотрудников. При использовании личного транспорта компенсируются расходы на бензин на основании кассовых чеков АЗС.

Проживание в командировке

Проживание в командировке

Обычно командированные сотрудники заселяются в гостиницы. В локальных нормативных актах можно указать класс отеля, характеристики номеров (студия, двухкомнатный, люкс и т. д.), в которых могут селиться работники или руководители организации. Оплата питания в командировке не предусмотрена. Если в счете за гостиницу будет выделена стоимость завтраков, ее вычтут из суммы компенсации.

Арендовать жилое помещение можно только у ИП или организации, занимающихся сдачей в рамках своей предпринимательской деятельности. В этом случае они смогут оформить подтверждающие документы. Если сотрудник из-за погодных условий или по другим уважительным причинам делал остановку в пути, проживание должно быть оплачено.

Подтверждение расходов

По возвращении из командировки сотрудник должен отчитаться об использовании выделенных средств. Он составляет авансовый отчет и прикладывает подтверждения в виде билетов, квитанций, чеков. Время начала и окончания подтверждается проездными документами. Если в командировку работник следовал на собственном транспорте, можно зафиксировать даты в маршрутном листе. Подтверждением срока поездки служат счет из гостиницы, справка принимающей стороны, приказ руководителя.

Компенсация выплачивается на основании железнодорожных, авиа- и автобусных билетов. Если они приобретены в электронном виде, необходима банковская выписка, свидетельствующая об оплате. Счет за проживание должен быть составлен по форме 3Г с приложением чека ККМ. Если гостиница работает без применения кассовой машины, нужна копия разрешения ИФНС.

Итоги

Командировки связаны с определенными неудобствами и дополнительными расходами. Сотрудникам, особенно молодым, они дают возможность получить новый опыт, научиться самостоятельно решать вопросы, вести переговоры. Хорошему специалисту компания постарается обеспечить комфортные условия во время поездки.

Добавить комментарий